Что такое Яндекс.Трекер и как его использовать?

Яндекс.Трекер — эффективный инструмент для управления задачами и проектами. Помогает командам планировать рабочие процессы, значительно упрощая их выполнение. Яндекс.Трекер —  аналог известных сервисов Jira и Trello, только с интеграцией в Яндекс. Трекер идеально подходит любому бизнесу, независимо от его отрасли или специфики.

Основные возможности Яндекс.Трекера

Разберем основное назначение сервиса, его возможности и пользу для юзеров.

Задачи и проекты

В Трекере можно создавать задачи, задавать им приоритеты, назначать исполнителей и устанавливать сроки выполнения.

Есть возможность структурировать проекты и делить их на отдельные задачи, что удобно для управления крупными инициативами.

Статусы задач

Каждая задача проходит несколько этапов выполнения, от создания до завершения. Статусы помогают команде увидеть, на каком этапе находится задача: «Открыта», «В работе», «На проверке», «Завершена» и т.д.

Можно настраивать собственные статусы, адаптированные под нужды команды.

Исполнители и роли

Для каждой задачи можно назначить ответственного и участников, способных помочь в её выполнении.

Можно еще распределять роли в команде: администратор, наблюдатель, исполнитель и т.д.

Совместная работа и коммуникация

Оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, делиться ссылками и обсуждать детали выполнения.

Уведомления и интеграции с почтой позволяют оставаться в курсе обновлений по задачам.

Отчёты и метрики

Трекер предоставляет разные виды отчетов: по статусам задач, срокам выполнения, загрузке команды. Все это помогает команде анализировать эффективность работы и вовремя вносить коррективы.

Есть возможность настраивать дашборды (панели управления) для визуализации важных данных по проектам.

Интеграция

Яндекс.Трекер интегрируется с другими сервисами Яндекса (Яндекс.Диск, Яндекс.Облако) и внешними системами,например, почтовыми клиентами.

Есть возможность интеграции с внешними API для автоматизации процессов.

Гибкость рабочих процессов

Система поддерживает настройку собственных бизнес-процессов: автоматизацию задач, напоминания, создание зависимостей между задачами, триггеры — действия, которые срабатывают при выполнении определенных условий.

Разграничение прав доступа

Можно настроить уровень доступа для каждого участника проекта. Это важно для безопасности данных, особенно при работе с конфиденциальной информацией.

Аналитика и прогнозы

Трекер позволяет строить прогнозы по срокам завершения задач, анализировать темпы работы команды, что поможет более точно планировать проекты.

Мобильная версия

Яндекс.Трекер имеет мобильное приложение, что значительно упрощает управление задачами и позволяет получать уведомления на ходу.

Кому необходим Яндекс.Трекер

• IT-командам — управление разработкой, баг-трекеры, контроль выполнения задач в рамках agile-методологий.
• Бизнесу — организация проектов, контроль выполнения задач, согласование документов, отслеживание KPI.
• Фрилансерам и небольшим командам — распределение работы, контроль времени, организация проектов с клиентами.

Преимущества Яндекс.Трекера

• Простота использования, интуитивно понятный интерфейс.
• Интеграция с другими сервисами Яндекса.
• Гибкость настроек, адаптируемость под различные рабочие процессы.

Недостатки Яндекс.Трекера

Как и у любого инструмента, у Яндекс.Трекера есть свои недостатки:

• Ограниченные возможности бесплатной версии: отсутствие многих функций, например, расширенная аналитика и автоматизации процессов.
• Низкая гибкость кастомизации. Сложно адаптировать интерфейс и рабочие процессы под конкретные нужды.
• Ограниченная интеграция.
• Сложное освоение.
• Ограниченные возможности мобильной версии, что усложняет процесс работы.
• Низкая скорость работы с большими проектами.
• Неудобная система отчетов.
• Зависимость от экосистемы Яндекса. Сервис эффективен при использовании связки с продуктами Яндекса, например Почта или Вики. А при работе с другими ресурсами возникают проблемы с интеграцией и совместимостью.

Но даже при таких недостатках Яндекс.Трекер удобен для выполнения задач и работы с проектами. Особенно это оценивают те пользователи, кто уже пользуется какими-либо продуктами Яндекса. Сервис подходит как для небольших команд, так и для крупных компаний.

Яндекс.Трекер, Trello или Jira — что лучше

Яндекс.Трекер, Trello и Jira — все это популярные инструменты, разработанные с одной целью — упростить рабочие процессы по управлению проектами. У каждого сервиса свои подходы, функционал и предназначение. Давайте сравним эти системы. Найдем плюсы и минусы.

Целевая аудитория

Яндекс.Трекер. Функциональный сервис. Ориентирован на средние и крупные компании, а также команды, которые уже используют разные сервисы Яндекса. 

Trello. Простой и удобный инструмент. Подходит  небольшим командам, фрилансерам и для личного использования. Его основное преимущество — легкость в освоении и визуальная доска задач — канбан-доска. Сервис граничен в масштабировании.

Jira. Популярное приложение среди крупных IT-компаний и разработчиков программного обеспечения. Jira поддерживает сложные процессы разработки и масштабируемость, благодаря своим эффективным инструментам управления проектами, интеграциям и возможностям для гибких методологий (Scrum, Kanban, DevOps).

Функциональность

Яндекс.Трекер многофункционален, предоставляет возможность гибкого подхода к рабочим задачам, использование кастомных статусов и управление сложными бизнес-процессами.

Имеет встроенные отчеты, метрики, интеграцию с Яндекс.Диском и другими сервисами Яндекса.

Подходит для разных типов бизнеса, не только для IT-команд.

Trello — очень простая система с канбан-досками. Задачи представлены в виде карточек, которые можно перетаскивать между колонками — «Сделать», «В процессе», «Готово». Подходит для простых проектов, где не нужны сложные рабочие процессы. Можно добавить Power-Ups (расширения), но в бесплатной версии количество их ограничено.

Jira — отличный инструмент с практически неограниченными возможностями для настройки рабочих процессов, управления задачами и отчетности. Поддерживает Agile-методологии — Scrum, Kanban, что делает его идеальным выбором для разработки ПО. Интегрируется с Confluence, Bitbucket и другими инструментами Atlassian для работы в IT-сфере.

Интерфейс

Яндекс.Трекер имеет более сложный интерфейс по сравнению с Trello, но достаточно интуитивный. Есть много настроек и параметров для задач, что особенно ценно для пользователей, предпочитающих гибкость в рабочем процессе.

Trello обладает  весьма минималистичным и простым интерфейсом. Идеально подходит  для новичков. Его легко освоить, даже если у вас нет опыта работы с проектными менеджерами.

Jira. Ее интерфейс может показаться слегка перегруженным для новых пользователей, особенно для тех, кто не знаком с Agile и сложными рабочими процессами. Требует времени на обучение, но зато предоставляет массу возможностей для детализированного контроля задач и прогресса.

Отчёты и аналитика

Яндекс.Трекер поддерживает отчеты по задачам и проектам, предоставляет метрики для анализа эффективности работы команды. Есть возможность настройки собственных дашбордов.

Trello в бесплатной версии практически не имеет встроенной аналитики. Отчеты доступны только через Power-Ups — платные расширения.

Сильная сторона Jira — это эффективные инструменты для отчетности, аналитики и прогнозирования. Есть предустановленные отчеты по спринтам, времени выполнения задач и загрузке команды, а также возможность создавать кастомные отчеты.

Интеграция

Яндекс.Трекер отлично интегрируется с сервисами Яндекса — Яндекс.Диск, Яндекс.Почта, Яндекс.Облако и другими. Есть API для интеграции с другими внешними системами.

Trello интегрируется со многими сторонними сервисами типа Google Drive, Slack и прочими через Power-Ups, но их количество ограничено в бесплатной версии.

Jira располагает отличными возможностями интеграции с разными инструментами, особенно в сфере разработки программного обеспечения — Git, Jenkins, Bitbucket и другими. Также поддерживает интеграции с Confluence для управления документацией.

Стоимость

Яндекс.Трекер — это платная система с бесплатным тестовым периодом. Цены зависят от числа пользователей и объема используемых функций. Предлагается гибкая тарифная сетка.

В Trello есть бесплатная версия с ограниченным функционалом — ограничено количество Power-Ups. Платная версия включает дополнительные возможности для команд и корпоративных клиентов.

У Jira есть бесплатный план для небольших команд — до 10 пользователей. Для больших же компаний или сложных проектов используется платная версия с расширенным функционалом.

Подведём итоги. Яндекс.Трекер — это гибкий и полезный инструмент для команд, которые хотят облегчить сложное управление задачами. Особенно подходит тем, кто работает с другими сервисами Яндекса. Trello — легкое и простое в использовании приложение. Подходит для личного пользования и управления небольшими проектами. Jira — многофункциональный  инструмент, с большим количеством инструментов и возможностей. Идеален для крупных команд, особенно разработчиков ПО, с фокусом на Agile-процессы. Выбор, как говорится, за вами.

Гайд по настройке Яндекс.Трекера

Для использования Яндекс.Трекера, нужно пройти несколько этапов настройки и обучения для работы с основным функционалом. Чтобы подключиться к Яндекс.Tracker необходимо иметь права администратора организации и потребуется Яндекс 360 для бизнеса. Предлагаем подробный гайд с пошаговым описанием каждого блока:

Шаг 1. Создание организации

Перед началом работы с задачами и проектами, создаем организацию в Яндекс.Трекере. Это требуется для управления сотрудниками и проектами.

Алгоритм:

1. Переходим на сайт Яндекс.Трекера.
2. Входим в свой аккаунт Яндекс или регистрируемся, если его пока нет.
3. Нажимаем на кнопку «Начать использовать Трекер» или «Создать организацию». Если не находим эту кнопку, то заходим в меню профиля в верхнем правом углу.

   
   

4. Вводим название организации.
5. После создания организации открывается панель управления, с настройками сотрудников, очередями задач и проектами.

Шаг 2. Добавление сотрудников

После создания организации добавляем членов команды,для совместной работы над проектами.

Алгоритм:

1. Заходим в раздел «Сотрудники» в панели управления.
2. Нажимаем «Добавить сотрудника».
3. Указываем почту или выбираем пользователей из адресной книги, если они есть в Яндекс.

   
   

4. После отправки приглашений сотрудники получат уведомление на почту и присоединяются к организации.
5. Можно добавить неограниченное количество сотрудников в зависимости от выбранного тарифа.

Шаг 3. Права доступа

Яндекс.Трекер позволяет настраивать права доступа для разных сотрудников. Это полезно для защиты информации и разграничения задач.

Алгоритм:

1. Переходим в «Сотрудники» или открываем настройки конкретного сотрудника.
2. Выбираем сотрудника, которому даем права доступа.
3. В разделе «Роль» выбираем одну из ролей:
   • Администратор — полный доступ ко всем настройкам и проектам.
   • Менеджер проектов — создает проекты, управляет задачами и очередями.
   • Исполнитель — видит и выполняет задачи, которые ему назначены.
   • Наблюдатель — просматривает задачи, но не редактирует их.
4. Настраиваем уровни доступа каждому отделу/проекту, если это нужно.
5. Подтверждаем изменения.

Шаг 4. Работа с очередями

Очередь — это группа задач, связанных с определенным проектом или процессом. Можно создать отдельную очередь для разработки, маркетинга или бухгалтерии.

Алгоритм:

1. Перейдем в «Очереди».
2. Нажимаем «Создать очередь».

   
   

3. Указываем название, например, «Разработка», «Маркетинг» или «Бухгалтерия».
4. Настраиваем тип задач для очереди — баги, задачи по разработке, финансовые задачи и т.д.
5. Настраиваем статусы задач. Например, «Открыта», «В работе», «На проверке», «Завершена».
6. Указываем сотрудников.
7. Сохраняем изменения.

Можно создавать задачи в этой очереди и распределять их между сотрудниками.

Шаг 5. Создание проекта

Проект объединяет задачи и очереди в единое целое. Это полезно при долгосрочном планировании и выполнении больших объемов.

Алгоритм:

1. Переходим в «Проекты».
2. Нажимаем «Создать проект».

   
   

3. Указываем название, например, «Запуск нового продукта».
4. Добавляем описание, чтобы все понимали цель.
5. Настраиваем участников, кто будет над ним работать.
6. Указываем дедлайны.
7. Связываем проект с нужными очередями. Если проект состоит из разработки и маркетинга, привязываем обе очереди.
8. Сохраняем.

Появился проект, в котором можно распределять задачи и отслеживать прогресс.

Шаг 6. Работа с задачами

Задачи — главный элемент работы в Трекере. Их создают, назначают исполнителей и отслеживают выполнение.

Алгоритм:

1. Переходим в соответствующую очередь или проект, в рамках которого создаем задачу.
2. Нажимаем «Создать задачу».
3. Указываем ее название, например, «Написать документацию».
4. Добавляем описание с деталями, что надо сделать.
5. Назначаем исполнителя или нескольких. Добавляем наблюдателей, которые следят за выполнением.
6. Устанавливаем дедлайн, если это необходимо.
7. Указываем приоритет: низкий, средний, высокий.
8. Прикрепляем файлы или ссылки, если задание требует дополнительных материалов.
9. Сохраняем.

После этого задача встает в очередь, и исполнитель получает уведомление о ней. В процессе работы можно обновлять статус, например, с «Открыта» на «В работе», оставлять комментарии и прикреплять новые файлы.

Шаг 7. Мониторинг и отчеты

Трекер позволяет отслеживать выполнение задач и анализировать эффективность работы команды с помощью отчетов.

Алгоритм:

1. Переходим в «Отчеты».
2. Выбираем тип отчета: по задачам, по срокам выполнения, по исполнителям.
3. Настраиваем фильтры для просмотра данных по к проектам или периодам времени.
4. Просматриваем графики и таблицы, помогающие анализировать прогресс команды и эффективность работы.
5. При необходимости экспортируем отчеты для внешнего использования.

Очень надеемся, что облегчили знакомство и изучение основных функций Яндекс.Трекера. Теперь вы сможете полноценно использовать данный инструмент в своих рабочих процессах.